Nadzór nad dokumentacją i zapisami w ISO 9001:2008

Nadzór nad dokumentacją i zapisami do dwa obszary, które muszą być opisane poprzez udokumentowaną procedurę (procedury).

Wymagania normy ISO 9001

Wszystkie dokumenty w systemie ISO 9001:2008 powinny być:

zatwierdzone
Zanim dokument zostanie udostępniony do użytku powinien zostać zatwierdzony przez osobę do tego wyznaczoną. Zatwierdzenie ma miejsce najczęściej w formie podpisu.
identyfikowalne
Każdy dokument w systemie zarządzania jakością powinien być zidentyfikowany. W tym celu należy nadać mu odpowiedni symbol, zgodnie z przyjętym sposobem. Należy również oznaczać oryginał i poszczególne kopie dokumentów kolejnymi numerami, czy symbolami.
czytelne
Dla zachowania czytelności dokumentów warto wprowadzić ich ujednoliconą formę graficzną. W dobie komputeryzacji i szerokich możliwości edytorów tekstu nie jest to trudne.
Czytelność dotyczy jednak nie tylko formy, ale i treści. Dlatego należy zadbać, by dokumentacja była przejrzysta, logiczna, łatwa do interpretacji. Tworząc dokumentację musimy być pewni, że jest ona jednoznaczna dla jej użytkowników. Musimy więc dostosować język i sposób opisu do kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą z niej korzystać.
aktualne
Aby zapewnić aktualność, osoby odpowiedzialne za proces powinny go stale monitorować. W razie, gdy dokumentacja wymaga aktualizacji należy zgłosić to osobie odpowiedzialnej i podjąć działania w celu wprowadzenia tych zmian.
Aktualizacje można zrealizować poprzez wycofanie wszystkich kopii dokumentu i wprowadzenie nowej wersji z kolejnym numerem, dodanie aneksów lub wprowadzeniem zmian bezpośrednio we wszystkich dokumentach.
Działania te muszą być udokumentowane odpowiednimi zapisami, a zmiany zatwierdzone przez osoby do tego uprawnione.
Zmiany w dokumentach powinny być również identyfikowalne.
dostępne
Dostęp do danego dokumentu powinna mieć każda osoba uczestniczące w procesie. Skala tej dostępności zależy od specyfiki danego procesu. Można np. przygotować kopię dokumentu dla każdego z pracowników, przekazać kopię tylko kierownikowi danego obszaru lub udostępnić dokument w sieci komputerowej.
zabezpieczone
Dokumenty systemu zarządzania powinny być przechowywane i archiwizowane w odpowiedni sposób. Sposób przechowywania i archiwizacji musi umożliwiać szybkie ich odnalezienie. Dużą wagę należy też kłaść na zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem (zwłaszcza jeśli są to dokumenty klienta).
Długość archiwizacji dokumentów zależy od wymogów prawnych oraz wymagań klienta. Jeśli takich nie ma, czas przechowywania dokumentów archiwalnych należy określić w procedurze nadzoru nad dokumentacją.

Sposoby realizacji nadzoru nad dokumentacją i zapisami

Rozdzielnik dokumentów
jest formularzem szczególnie przydatnym, gdy organizacja stosuje dokument w wersji papierowej.
W rozdzielniku odnotowuje się fakt wydania dokumentu, osoba/komórka do której wydano dokument, wersję dokumentu datę wydania, datę zwrotu. Dzięki rozdzielnikowi, możemy więc określić, gdzie dany dokument się aktualnie znajduje i wycofać go w razie jego dezaktualizacji.
Intranet
Do zarządzania dokumentacją można wykorzystać firmową sieć komputerową lub pojedynczy komputer. Istnieje wiele aplikacji komercyjnych oraz niekomercyjnych służących do zarządzania dokumentami. Szeroki wachlarz tych programów oraz ich elastyczność pozwala na zastosowanie ich w większości organizacji. Programy te pozwalają na spełnienie większości wymagań normy. Przy odpowiednim doborze programu, jego wdrożenie może się odbyć minimalnym kosztem.
Odpowiednie znakowanie dokumentów
Aby zapewnić właściwą identyfikację dokumentów należy określić w procedurze nadzoru nad dokumentacją, sposób znakowania dokumentów zapewniający identyfikację dokumentu i jego wersji. Przykład takiego oznaczenia prezentuje dostępna do pobrania przykładowa procedura ISO 9001

Opracowano na podstawie: Podręcznika wdrażania ISO 9001:2000

DARMOWY RAPORT
12 powodów złego działania
systemu ISO 9001:2008

Zapisz się, by otrzymać
ZA DARMO raport e-mailowy